Comparez les tarifs
des syndics !

Changer son syndic de copropriété nécessite une majorité de votants à la prochaine Assemblée Générale annuelle, avec un minimum de 33% de copropriétaires présents, représentés ou votant à distance. L’époque actuelle s’illustrant par un absentéisme important dans les Assemblées Générales de copropriété, il n’est pas toujours garanti d’avoir assez de voix pour voter ce changement. Si, en plus de ces contraintes légales, il n’y a pas de consensus au sein des votants pour remplacer son syndic, il s’avérera difficile d’élire un nouveau syndic.

Il existe plusieurs typologies de syndics de copropriété, chacune avec ses avantages et ses limites. Tous les modèles de syndics ne sont pas adaptés à votre immeuble. Afin d’opérer un choix parmi cette multiplicité d’acteurs, il est dès lors fondamental de définir, par ordres de priorité, les qualités attendues par la résidence chez le nouveau syndic.

Parmi ces critères, il faut distinguer ceux relevant des qualités intrinsèques du gestionnaire (réactivité, rigueur, relationnel pour les plus plébiscités), de ceux relevant de l’offre commerciale proposée par le cabinet (honoraires de base, tarifs à la vacation hors forfait, nombre de visites annuelles, rédaction de comptes rendus, etc.), ou d’autres liés aux moyens RH et technologiques déployés par le cabinet (formation continue des équipes, application de remontées et de résolutions d’incidents, présence d’un directeur de copropriété, internalisation de la comptabilité et/ou d’un service juridique, etc.)

Sur certains ensembles immobiliers, des expertises techniques pointues seront indispensables dans le choix du professionnel, sur des Immeubles de Grandes Hauteurs (IGH) par exemple, ou sur des Programmes Neufs Immobiliers tout juste livrés.

Enfin, le temps que le Conseil Syndical sera prêt à investir dans la gestion de l’immeuble conditionnera également le type de solution choisie.

Ce travail préparatoire de définition du besoin orientera de facto le modèle de gestion choisi parmi les trois suivants :

• une « gestion traditionnelle », avec un gestionnaire se déplaçant sur l’immeuble de manière périodique et assurant l’ensemble de l’administration de la copropriété
• une « gestion en ligne », avec un gestionnaire à distance, partageant une partie de ses tâches avec le Conseil Syndical
• une « auto-gestion » ou un « syndic coopératif », avec un outil de gestion et une équipe support mis à disposition du Conseil Syndical, ce dernier administrant directement l’immeuble

La conduite d’un appel d’offres auprès de différents syndics constitue l’une des étapes fondamentales pour identifier son futur gestionnaire d'immeubles. Cet appel d’offres se déroule en quatre étapes : (i) identification de syndics, (ii) échange téléphonique pour présenter vos besoins, (iii) rencontre sur la résidence avec les syndics intéressés, (iv) obtention d’offres commerciales personnalisées. Ce processus permet de comparer les forces et faiblesses des différentes candidatures, sous le prisme de l’offre commerciale, des compétences du gestionnaire, et des moyens RH et technologiques offerts par le cabinet.

Du côté de l’offre commerciale, le législateur a grandement facilité cette démarche de comparaison avec la loi ALUR, avec l’instauration d’un « contrat type » de syndic, censé être le même pour tous les professionnels de l’administration de biens. Ainsi, on y retrouve, dans des articles fixes d’un contrat à l’autre, les informations clés sur les honoraires de base, sur le nombre de visites annuelles, etc. D’autre part, la loi ELAN, par son ordonnance du 30/10/19 (mise en application le 01/01/22), est venue renforcer ce dispositif par l’obligation faite au syndic de transmettre une « fiche d’information » sur les prix et les prestations proposées dans le cadre de la soumission de son contrat à une Assemblée Générale.

Du côté des compétences d’un gestionnaire, seule la recommandation par un tiers, suivi de la rencontre du candidat permet d’apprécier ses qualités.

Enfin, du côté des moyens RH et technologiques, ceux-ci peuvent être soit retrouvés sur le site internet du syndic, soit sur une plaquette commerciale. Il s’agit de points le plus souvent abordés lors d’un échange entre le gestionnaire candidat et les copropriétaires en charge de l’appel d’offres.

Cela étant dit, les syndics ayant tendance à prioriser le service de leur clientèle à l’acquisition de nouveaux clients, l’obtention de devis et/ou de rendez-vous par ces professionnels peut s’apparenter à un parcours du combattant. Ce phénomène est d’autant plus avéré que le cahier des charges établi par la copropriété limitera le nombre de syndics enclins à se positionner sur l’appel d’offres.

Le changement de syndic s’opère lors de l’Assemblée Générale annuelle de la copropriété. Pour qu’un nouveau syndic soit proposé pour gérer la résidence, il convient qu’un copropriétaire, quel que soit son rôle dans la copropriété, adresse par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic en place le contrat type du nouveau syndic, en demandant explicitement que ce nouveau contrat soit proposé à la prochaine Assemblée Générale. Ce LRAR doit absolument être adressé au plus tard 6 à 8 semaines avant l’Assemblée Générale. En effet, les convocations sont envoyées au moins 21 jours avant l’Assemblée Générale aux copropriétaires. Afin d’éviter tout retard, le syndic en place, en charge de l’envoi de ces convocations, les adresse une trentaine de jours avant l’Assemblée. Il est dès lors essentiel que l’offre du nouveau syndic soit adressée avant, afin qu’elle soit prise en compte et que le vote puisse avoir lieu. Sans quoi, c’est le syndic en place qui sera a priori renouvelé.

Le modèle de lettre à adresser doit comporter les informations suivantes :

• Votre Prénom/Nom/Adresse
• Prénom & Nom du Gestionnaire
• Nom & Adresse du cabinet
• Adresse de la copropriété
• Numéro de Recommandé
• Date & Lieu d’envoi
• Prénom & Nom du Gestionnaire
• Objet : Demande d’inscription à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale
• Pièce jointe : contrat de syndic à joindre à la convocation
• Contenu de la lettre :

« Madame, Monsieur, En tant que copropriétaire, je vous sollicite au titre de l’article 10 du décret du 17 mars 1967 pour mettre à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale de notre copropriété la résolution ci-après : « Désignation du cabinet de syndic [Nom] en qualité de syndic et approbation de son contrat. L’Assemblée Générale, après en avoir délibéré, désigne le cabinet de syndic [Nom], en qualité de syndic de notre copropriété, conformément au contrat transmis en annexe à cette convocation. Le montant des honoraires de base sera de [honoraires de base]€TTC pour les 12 prochains mois.» En vous remerciant pour votre diligence.
Bien cordialement,
[Votre NOM/PRENOM] »

L’élection du syndic a lieu généralement en début d’Assemblée Générale, après l’élection du président de séance, des scrutateurs, et du secrétaire, et la validation du quitus donné au syndic sortant pour la tenue des comptes. Il est d’usage que le syndic sortant propose son contrat type en premier lieu. Cette résolution fait alors l’objet d’un vote à la majorité de l’article 25, nécessitant 50% des voix de l’ensemble des copropriétaires. À défaut d’obtention de ces voix, la candidature du nouveau syndic est proposée, selon la même règle de majorité. Dans le cas où ni l’un ni l’autre des syndics ne parvenait à obtenir cette majorité, il est procédé à une seconde lecture au titre de l’article 24 (majorité des présents, représentés et des votes à distance) pour le syndic sortant, dans la mesure où il aurait collecté au moins 1/3 des voix lors du premier vote. S’il obtient la majorité de l’article 24, le syndic sortant est réélu. S’il n’obtient pas la majorité des voix, le vote à l’article 24 bascule sur le nouveau syndic qui pourra être élu sous les mêmes réserves de majorité.

Avant de procéder à ce vote de syndic, il est convenu qu’un temps soit accordé au nouveau syndic pour se présenter devant l’ensemble des copropriétaires présents, pour défendre son offre commerciale, et pour répondre aux questions. Pendant cette présentation, il est fréquent que le syndic en place sorte de la salle.

Une fois le vote effectué, le syndic jusqu’alors en charge de la gestion de l’immeuble continue à animer l’Assemblée Générale, quand bien même il n'a pas été retenu lors du vote. Il transmettra, à l’issue de la réunion, le procès-verbal d’Assemblée Générale qui sera envoyé par le nouveau syndic élu.